¿Por qué las listas de qué haceres no me funcionaron?

En nuestra vida diaria, es muy común encontrarnos con muchas tareas que tenemos que hacer. Ya sea en el trabajo, en casa o en los estudios, siempre tenemos responsabilidades que tenemos que cumplir. Para mantenernos organizados y no olvidar ninguna de estas tareas, muchos de nosotros usamos las famosas listas de tareas pendientes o listas de qué haceres. Sin embargo, en mi experiencia personal, me he dado cuenta de que estas listas no son tan efectivas como pensaba al principio. En este artículo, me gustaría explorar las razones por las cuales estas listas de tareas pendientes no me resultaron útiles y cómo encontré una alternativa mucho más eficiente para administrar mi tiempo y evitar el agotamiento.

Por qué las listas de qué haceres no son efectivas

Las listas de qué haceres pueden parecer una solución fácil y práctica para mantenernos organizados. Sin embargo, existen algunas razones por las que estas listas pueden no ser tan efectivas como esperamos:

1. Falta de priorización: Cuando tenemos una larga lista de tareas, puede resultar abrumador tratar de completar todo al mismo tiempo. Sin una clara priorización, es fácil perderse en el caos y no saber por dónde empezar. Esto puede llevar a una sensación de falta de progreso y frustración.
2. Falta de estructura: Las listas de qué haceres suelen ser simplemente una enumeración de tareas sin un plan de acción específico. Esto puede resultar en una falta de claridad sobre cómo y cuándo completar las tareas, lo que puede llevar a una gestión deficiente del tiempo.
3. Sensación de agobio: Ver una lista larga de tareas por hacer puede generar estrés y ansiedad. La sensación de tener muchas cosas pendientes puede ser abrumadora y dificultar nuestra capacidad para concentrarnos en una tarea a la vez.

Por qué no me funcionaron las listas de qué haceres

A pesar de haber intentado utilizar listas de qué haceres para mantenerme organizado, descubrí que no eran efectivas para mí por las siguientes razones:

1. Falta de motivación: Al tener una lista interminable de tareas, me resultaba difícil encontrar la motivación para comenzar. La falta de un enfoque claro y la sensación de estar luchando por completar todas las tareas me desmotivaba y terminaba posponiendo las cosas.
2. Gestión ineficiente del tiempo: Sin una estructura clara y especificaciones sobre cuándo y cómo completar las tareas, me encontraba desperdiciando tiempo y procrastinando. Esto resultaba en una falta de productividad y me llevaba a sentirme frustrado por no poder completar todas mis tareas.
3. Ausencia de tiempo para el descanso: Las listas de qué haceres no tenían en cuenta la importancia de tomar descansos y evitar el burnout. Al estar constantemente enfocado en completar tareas, me estaba agotando mental y físicamente, lo que afectaba mi rendimiento general.

Como alternativa: horarios y programación de tareas.

Para superar los desafíos que enfrentaba con las listas de qué haceres, decidí probar una alternativa más efectiva: hacer horarios para cada día. A esto se le conoce en inglés como Timeblocking. El timeblocking es una técnica de gestión del tiempo que consiste en dividir el día en bloques de tiempo dedicados a tareas específicas. A cada bloque de tiempo se le asigna a una tarea o actividad específica, lo que ayuda a organizar y priorizar el trabajo. Esta técnica ayuda a evitar la multitarea y a mantener el enfoque en una tarea a la vez, lo que puede aumentar la productividad y la eficiencia. Algunos de los beneficios que me ha brindado esta estrategia son:

1. Priorización clara: Al programar mis tareas con horas específicas, puedo establecer prioridades claras y concentrarme en una tarea a la vez. Esto me permite tener un enfoque más claro y sentir que estoy progresando.
2. Gestión eficiente del tiempo: Al asignar un tiempo específico para cada tarea, puedo administrar mi tiempo de manera más efectiva. Esto me ayuda a evitar procrastinaciones y a mantenerme enfocada en las tareas importantes.
3. Tiempo para el descanso: Al programar mis tareas, también incluyo tiempo para el descanso y evitar el burnout. Esto me permite recargar energías y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y el descanso.

¿Cómo implementar el timeblocking?

Para implementar el timeblocking, puedes seguir estos sencillos pasos:

1. Identifica tus tareas y actividades: Haz una lista de las cosas que necesitas hacer durante el día.
2. Establece bloques de tiempo: Asigna un periodo específico para cada tarea o actividad. Por ejemplo, puedes destinar una hora para responder correos electrónicos, dos horas para trabajar en un proyecto, entre otros.
3. Prioriza tus tareas: Ordena tus actividades según su importancia y urgencia. Comienza por las más relevantes o urgentes y asigna los bloques de tiempo adecuados para completarlas.
4. Evita distracciones: Durante cada bloque de tiempo, céntrate únicamente en la tarea o actividad asignada. Es importante evitar distraerte con redes sociales o correos electrónicos no relacionados.
5. Ajusta y reevalúa: A medida que avances en tu día, ajusta los bloques de tiempo según sea necesario. Si alguna tarea lleva más tiempo del esperado, reorganiza tu planificación para asegurarte de completar todas las tareas importantes.

Recuerda ser realista con tu planificación y permitir suficiente tiempo para descansar y realizar actividades personales. El timeblocking es una excelente herramienta para incrementar tu productividad y organización en tus actividades diarias.

Aplicaciones y herramientas para crear horarios

A continuación, te presento algunas aplicaciones y herramientas que puedes utilizar para crear horarios y programar tus tareas:

1. Google Calendar: La aplicación de Google Calendar es una excelente opción para crear horarios y programar tus tareas. Puedes agregar eventos y recordatorios, establecer recordatorios de tiempo y recibir notificaciones en tu dispositivo móvil o por correo electrónico.
2. Todoist: Todoist es una aplicación de gestión de tareas que te permite crear horarios y programar tus tareas de manera eficiente. Puedes establecer fechas límite, establecer prioridades y recibir recordatorios para mantenerte en el camino.
3. Trello: Trello es una herramienta de gestión de proyectos que también se puede utilizar para crear horarios y programar tareas. Puedes crear tableros, listas y tarjetas para organizar tus tareas y establecer plazos claros.
4. Microsoft Outlook: Si prefieres una opción integrada con otras herramientas de productividad de Microsoft, puedes utilizar Microsoft Outlook para crear horarios y administrar tus tareas. Puedes sincronizarlo con tu calendario y establecer recordatorios para mantenerte organizado.

Estas son solo algunas opciones, pero hay muchas otras aplicaciones y herramientas disponibles que puedes explorar y encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades. Si utilizas Notion, duplica mi plantilla de tareas y eventos 🙂

En conclusión, las listas de qué haceres pueden no ser la mejor opción para mantenernos organizados y productivos. En mi experiencia, descubrí que carecían de priorización, estructura y generaban una sensación de agobio. En su lugar, opté por hacer horarios y programar mis tareas con horas específicas, lo que me permitió establecer prioridades claras, gestionar mi tiempo de manera más efectiva y asegurarme de tener tiempo para el descanso. Si las listas de qué haceres no te funcionan, te animo a probar esta alternativa y descubrir cómo puede mejorar tu productividad y bienestar general.